Katedra informatiky

Závěrečná práce doplňkového pedagogického studia

4.1 Základní ovládání programu

5.4 Závazky

Pro svou závěrečnou práci jsem si vybrala téma “Využití výpočetní techniky v ekonomických předmětech, protože vyučuji předměty výpočetní technika, účetnictví a ekonomika. Výběr programů pro výuku ekonomických předmětů není široký. Na naší škole používáme program s označením MIS, který simuluje rozhodování investiční činnosti podniku a programy pro účetnictví, které naše škola obdržela jako sponzorský dar. Cílem mé práce je vypracování uživatelské příručky k programu pro podvojné účetnictví od firmy TARZI, neboť tato firma nemá uživatelskou příručku dosud připravenou. V popisu ovládání programu jsem se zaměřila hlavně na základní nastavení parametrů a vkládání dat. Protože při výuce se využívají pouze základní výstupní sestavy, jejichž tvorba není pro studenty složitá, jsou výstupní sestavy popsány velice stručně. Tato příručka bude používána při výuce a bude firmě TARZI předána k dalšímu využití. Pro účetní z praxe jsem doplnila příručku několika Murphyho pravidly.

Program od firmy TARZI V.O.S. je určen pro malé a střední firmy, které vedou podvojné účetnictví. Je naprogramován v jazyce FOX-PRO. Minimální konfigurace počítače (PC 386, vnitřní paměť 1 MB RAM, volné místo na disku při instalaci 5 MB). Při instalaci programu, kterou provádí pracovník firmy, se zadávají údaje o účtované firmě. Tyto údaje lze kdykoli měnit v menu Servis, volba Údaje o uživateli.

b) Modul fakturace

c) v knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy

a) Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní techniky musí být v souladu s ustanoveními tohoto zákona.

c) Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních písemností a údajů v nich obsažených, záznamů na technických nosičích před poškozením, zničením nebo ztrátou. Je bezpodmínečně nutné, aby účetní jednotka zajistila tato data tak, aby nemohlo dojít k vymazání nezálohovaného souboru v počítači.

Program se spouští příkazem “ UCTO” , popřípadě “UCTO +X”. Ukončení programu lze provést buď stisknutím klávesy ESC na základní obrazovce, nebo přes menu potvrzením volby KONEC. Po spuštění programu se zobrazí údaje o firmě, s jejímž programem právě pracujete. Tyto informace lze ukončit stiskem klávesy ENTER. Úvodní obrazovka je rozdělena do několika základních položek menu. Pohyb po jednotlivých položkách se provádí buď kliknutím myši, stiskem zvýrazněného písmene, nebo lze požadované položky vybírat pomocí kurzorových kláves a potvrzení ENTREM. Klávesa ESC má různé použití. Lze jí program ukončit, dále slouží k ukončení právě prováděné činnosti, nebo pro návrat do nadřazeného menu. Po ukončení zadávání jednotlivých vstupních obrazovek se program ptá, zda údaje uložit či ne. Zadáte-li NE, máte možnost provést opravy.

Chcete-li opravovat již uložený údaj, nastavte se na něj a stiskněte klávesu ENTER, po tomto příkazu se otevře obrazovka s uloženými daty. Pohyb po jednotlivých položkách obrazovky se provádí stiskem klávesy ENTER, nebo pohybem kurzorovými klávesami. Po opravení chybného údaje, nezapomeňte nový údaj opět uložit .

Naučte se číst obrazovku. V dolní části jsou zobrazeny nejčastěji používané klávesy rychlého hledání, které usnadňují práci. Veškeré možnosti se zobrazí po stisknutí klávesy CTRL+F1. Pokud při běhu programu nastane nepodstatná chyba, lze po stisknutí klávesy F2 pokračovat dále, aniž by jste museli program opustit. Vyplňujete-li konkrétní číselník a nejsou-li údaje povinné, lze zápis urychlit stiskem kláves CTRL+W.

Běh programu se ukončuje buď stisknutím klávesy ESC, nebo potvrzením volby KONEC.

Při prvém spuštění programu nemáte funkční všechny volby. Program požaduje nejdříve aktualizaci účtového rozvrhu. Rozvrh je připraven podle účtové osnovy vydané ministerstvem financí. Účty si můžete opravit podle svých požadavků, stiskem klávesy ENTER na vybraném účtě..

Chcete-li některé účty přidat, stiskněte klávesu INS. Při zadávání nových účtů určujete, zda chcete pohybu sledovat podle středisek. Vyplníte-li číslo střediska do kolonky Zákl. hodn., bude při účtování na tento účet automaticky doplněno předdefinované středisko. Stav k 1.1. má pouze evidenční charakter. Při zahájení práce s novým programem musíte tyto hodnoty sami zadat, v dalších letech se tato položka se vyplní automaticky při roční uzávěrce.

Nepotřebný účet zrušíte klávesou DELETE. Toto je jediná příležitost pro rušení nepoužívaných účtů. Jakmile začnete účtovat, lze podle postupů účtování, účty pouze přidávat. Další možnost rušení účtů budete mít až po provedení roční účetní závěrky. Zrušit lze pouze účty , které mají nulový zůstatek a nemají žádný pohyb.

Program účtuje zásadně na analytické účty (dvě platná místa). Syntetické účty jsou používány pro součty příslušných analytických účtů. Po aktualizaci účetního rozvrhu, potvrzením dotazu: “Mohu začít účtovat - ANO ”, se zpřístupní ostatní funkce programu. Aktualizaci účetního rozvrhu je umístěna v menu Číselníky.

Aby program pracoval, tak jak od něho očekáváme musíme nastavit určité parametry programu. Pokud Vám následující popis bude připadat zdlouhavý, přejděte ke kapitole vkládání dat. Nezlobte se ale, že se program bude chovat jinak, než by jste předpokládali.

Tato volba slouží pro nastavení uživatelského prostředí. Obsah jednotlivých položek menu se zobrazuje automaticky na monitoru při pohybu kurzoru. Změny lze provést po stisknutí klávesy ENTER na zvolené položce. Aktivní zapnutí je označeno [x], záměna se provede stisknutím mezerníku na zvoleném řádku, nebo stiskem klávesy ENTER.

Evidence faktur - zde se volí počet dní, po který se faktura po lhůtě splatnosti ještě nepočítá mezi nezaplacené. Má to vliv při výpočtu penále z prodlení a při tisku faktur po lhůtě splatnosti. Příklad faktura je splatná 20.2.97, počet dnů je uveden 2. Tato faktura bude až od 23.2.97 považována za nezaplacenou. Faktury je doporučeno třídit podle var. symbolu.

Integrace - slouží k nahrání účetních dokladů, které byly vytvořeny jinými programy od firmy TARZI, např. fakturací, skladovou evidencí atd.

Ostatní parametry

Pokud jste menší firma a nepotřebujete sledovat náklady podle druhu ( mzdové, režijní), neaktivujte tento výběr. Dále je vhodné zvolit výběr dodavatelů, odběratelů podle názvu. Chcete-li, aby se vám do textu v účetním dokladu psal automaticky název dodavatele uvedený v číselníku dodavatelů, aktivujte tuto volbu. Pokud máte aktivní volbu “Zahrnout PZ do obratu na účtech”, budou se do obratu načítat i počáteční zůstatky, což není v souladu s účetními postupy. Do obratů se počáteční stav nezapočítává, na konečný zůstatek to nemá vliv. Zadáte-li nastavení, po kolika dnech se budou zálohovat data na hodnotu 1, pak bude program alespoň jedenkrát denně zálohovat. Nepodceňujte zálohování!!! Pokud při zálohování nebudete kopírovat i indexové soubory, kopírování bude probíhat rychleji a bude zabírat méně místa na výstupním médiu. Při obnově dat dojde k automatickému přeindexování. Chcete-li spouštění programu chránit před nepovolanými , zadejte heslo ( max. 10 znaků).

Pro snadnější a rychlejší vyhledávání mají datové soubory vytvořeny indexy. Pokud dojde k jejich porušení, začne se program chovat nezvykle. Nezobrazují se údaje, které byly předtím dostupné a podobně. V tomto okamžiku je vhodné provést rekonstrukci indexových souborů a chyba se odstraní. Tuto funkci provádějte vždy, došlo-li předtím k nestandardnímu ukončení programu. Nebojte se tuto volbu používat. Obdobné použití má volba Přepočet obratů na účtě.

Slouží pro ochranu spuštění programu nepovolanou osobou. O tom zda chcete heslo využívat rozhodujete v parametrech programu. Zde také heslo poprvé zadáváte ( max. 10 znaků). Chcete-li heslo změnit použijte menu Servis, volba Uživatelské heslo. Při zadávání nového hesla, vkládané údaje se nezobrazují na obrazovce, musíte nové heslo uvést dvakrát, aby se odstranila možnost vzniklé chyby.

Tato volba umožňuje dodatečné prohlížení a tisk sestav, které byly vytvořeny do souborů. Pomocí kurzorových kláves nebo myší vyberte požadovanou sestavu. Přes klávesy rychlého hledání pak proveďte požadovaný úkon. Stiskem klávesy ENTER zobrazíte soubor na monitor, chcete-li provést tisk na tiskárnu, stiskněte klávesu F5, klávesa F8 zkopíruje soubor na disketu. Klávesou DELETE smažete vytvořenou sestavu z disku. Požadujete-li uložení souboru na disk pod jiným jménem, využijte volby F2.

Obecně platí, nechcete-li využívat konkrétní rozlišování, příslušný číselník nevyplňujte. To znamená, nechcete-li účtovat na střediska, zakázky atd. číselníky nechte prázdné. Nové položky se přidávají do číselníků po stisku klávesy INS. Do zobrazeného dialogového okna vyplňte požadované údaje. Opravy již uložených údajů se provádí stiskem klávesy ENTER na vybraných položkách. Rušení položek číselníků se provádí stiskem klávesy DELETE.

Je předdefinován, uplatňuje se pouze u plátců DPH. Používáte-li pro vedení evidence DPH jiné účty, proveďte změnu stiskem klávesy ENTER. Při účtování na zde uvedených účtech, program nabízí při vkládání dat tabulky potřebné pro sestavení daňového výkazu. Parametr, který určuje zda firma je plátcem daně z přidané hodnoty, je uveden v menu Servis -Údaje o uživateli.

Tyto číselníky slouží pro vnitropodnikové účetnictví. Pokud zůstaly číselníky prázdné, nebudou se tyto údaje vyplňovat. Pokud jste zadali v číselnících dvě položky a více, při účtování musíte vybrat ze zobrazených položek. Nové položky jednotlivých číselníků lze přidávat i v průběhu zadávaní účetního dokladu volbou INS.

Tento číselník má význam při výběru určitých pohybů v hlavní knize, nebo v deníku. V účetním deníku lze vytvářet filtr, na zadaný typ účetního dokladu. Dodatečnou změnu typu dokladu lze provést volbou CTRL+F10 při zobrazení účetních dokladů v účetním deníku.

Pro vlastní účtování je důležité vyplnit pouze údaj číselné označení dod. jednotky (obdoba podnik-závod) a její název. Ostatní údaje nejsou povinné, využívají se při tisku faktur, příkazů k úhradě apod. Je vhodné zavést jednoho fiktivního odběratele, dodavatele pro případ, kdy nepožadujete přesné rozlišení pohledávek a závazků. Tento typ číselníku patří k těm, které se obvykle vyplňují, až při účtování dokladu. Přidání nového dodavatele, odběratele se provádí stiskem klávesy INS, pozor tato nabídka je špatně viditelná na obrazovce. Je umístěna ve stínu.

V horní části obrazovky je umístěno číselné osmimístné označení účtovaného dokladu. První dvě místa určují období, třetí místo rok zpracování a zbývajících 5 míst je použito pro řadu, která se načítá během celého účetního roku. V průběhu účtování každého dokladu lze změnit období, do kterého zadávaný doklad zaúčtovat (CTRL+O). Ukončení zadávání jednotlivých sloupců dokladu se provádí stiskem klávesy ENTER. Celý doklad se ukončuje klávesou ESC. V dolní části obrazovky je umístěna nápověda kláves rychlého hledání, jak již bylo

dříve uvedeno, úplnou nabídku lze zobrazit klávesami CTRL+F1.

V horní části obrazovky ve sloupcích Má Dáti , Dal se zobrazuje průběžně součet za obě strany. Pokud se strany nerovnají, program nedovolí doklad zaúčtovat. Můžete jej pouze opravit, zrušit, nebo uložit na disk.

Způsob vyplnění spočívá v tom, že vyplňujete pouze ty údaje, které jsou důležité. Pokud neznáte zpaměti číselné označení vyplňovaných údajů, stačí stisknout klávesu ENTER na prázdném údaji a počítač nabídne údaje z číselníků. Do většiny číselníku lze při účtování doplňovat nové chybějící položky (klávesou INS). Pokud jste si nastavili číselné řady pro určité účetní případy, program tyto řady dodržuje a nabízí vždy aktuální číslo. Potřebujete-li toto číselné označení změnit, jednoduše přepište nabízený údaj svou vlastní hodnotou a program bude automaticky dodržovat číselnou řadu od nové zadané hodnoty.

Do textu se zapisuje obsah, čeho se účetní případ týká. Pokud chcete, aby se při účtování faktur do textu zapisoval odběratel, nastavte tuto možnost v parametrech.

Do položky datum se automaticky vyplňuje systémové datum počítače, pokud jej nechcete měnit, stačí jej potvrdit ENTREM. Přepisujete-li datum na jinou hodnotu, zadávejte údaj v předepsaném tvaru - DEN, MĚSÍC. Tečka, která je oddělujícím znakem, se nezadává.

Pokud neznáte přesně číslo účtu, kterého se účetní případ týká, zadejte část jeho číselného označení, program se nastaví na nejbližší účet hlavní knihy. Listovat můžete pomocí PgUp, PgDn, nebo pomocí kurzorových šipek, popřípadě přes klávesu F7 najdi.

Do sloupců Má dáti, Dal se zadávají účtované částky v Kč. Program nehlídá na jakou účtovou stranu musíte provést zápis. Chcete-li zaúčtovat na stranu DAL, ve sloupci Má Dáti stiskněte pouze klávesu ENTER (vyplňte prázdný údaj). Středisko se vyplňuje u výsledkových účtů pouze, pokud máte vyplněn číselník středisek. U rozvažných účtů, pouze pokud jste si tento požadavek zadali v účtovém rozvrhu u jednotlivých účtů.

Faktura, doklad. Pokud program zjistí, že účtujete na účet, u něhož máte nastaveno hlídání posloupnosti dokladů, automaticky připraví aktuální číslo účetního případu. Jestliže na uvedeném účtě můžete použít více řad dokladů, zobrazí se nabídka všech možností. Vždy máte možnost nabízené číslo ručně přepsat. U některých druhů dokladů je výhodnější číslování provádět sami pomocí klávesnice. Při účtování pohledávek a závazků současně vyplňujete údaje, které se týkají knih faktur ( zdanitelné plnění, splatnost faktur, variabilní a konstantní symbol). Jestliže tyto údaje počítač nepožaduje, zapomněli jste vyplnit údaje v řídících účtech.

Odběratel, dodavatel, zakázka. Určujete konkrétního dodavatele, odběratele, zakázku. Dále pro zjednodušení budeme uvádět pouze dodavatele. Do sloupce se zadáváte ident. číslo v číselníku dodavatelů. Je možné jej zapsat přímo klávesnicí, nebo stisknutím ENTER se na nevyplněné položce zobrazí celý příslušný číselník. V číselníku je možno měnit třídění, listovat po stránkách, vybírat pomocí kurzorových kláves, nebo pomocí funkce F7 provádět hledání podle nastaveného parametru. Změnu třídění provedete klávesou F6, nebo klávesami rychlého hledání ( ALT+F1- číslo dodavatele, ALT+F2-názvu dodavatele, ALT+F3- IČO, ALT+F4- sídla dodavatele, ALT+F5-poznámky). Hledání lze provádět přímo tak, že máte-li nastaveno např. třídění podle jména a začnete-li psát na klávesnici název firmy kurzor se automaticky nastavuje na hledané písmeno abecedy.

Po zadání posledního údaje se program nastavuje na nový řádek. Doklad může mít libovolný počet řádků. Na dokladu se zobrazují pouze dvě poslední platná čísla. Celé číslo se vyčíslí pomocí kombinací kláves ALT+7. Na novém řádku se některé údaje přebírají z předchozího zadání. Chcete-li jiný textový řetězec, stačí začít psát na klávesnici a původní text se automaticky vymaže. Někdy je výhodné stávající textový řetězec pouze opravit. Nastavte se pomocí kurzorových kláves na místo, které chcete upravit a proveďte změnu. Nechcete-li nic měnit, stiskněte tlačítko ENTER.

Zjistíte-li dodatečně jakoukoli chybu v předchozích řádcích dokladu a není-li doklad dosud zaúčtován, nastavte kurzor na chybný řádek a stiskněte ENTER. Program zpřístupní pro opravy již ukončený zápis. Pozor, dokončíte-li opravovaný řádek a stisknete-li opět ENTER, dáte počítači pokyn, aby opravoval další řádek. Po skončení opravy se musíte v dokladu pohybovat pomocí kurzorových šipek.

Zjistíte-li potřebu vložit nový řádek do již vyplněného deníku, nastavte se pomocí kurzorových šipek na řádku a stiskněte klávesu INS. Vytvoří se nový prázdný řádek, číslo původního řádku se zvýší o jedničku.

Rušení celého řádku se provádí stiskem klávesy DELETE, program před zrušením vyžaduje potvrzení vašeho požadavku. Při některých složitějších opravách se může stát, že doklad se opticky roztrhne. Nejjednodušší východisko je doklad uložit na disk, při následném pokračování, je již optická chyba odstraněna.

Všechno co zpříjemňuje práci, máte jako vždy ukryto pod klávesou CTRL+F1. Připomeneme pouze některé funkce. Klávesa F9 ukáže stav zadaného účtu, jaký bude, jestliže doklad zaúčtujete. Oceníte zvláště při účtování na BU, mezd atd. Někdy potřebujete zaúčtovat na účet pohledávek závazků, ale nechcete, aby se údaj zanesl do knihy faktur. V tomto případě využijte možnost a do kolonky faktura stiskněte klávesu R, na obrazovce potvrďte, že chcete provést zaúčtování rozdílu. Rozdíl mezi stavem účtu v hlavní knize a saldokontem v knize faktur musíte ručně upravit. Podobně lze na rozdíly účtovat i na pokladně. Pokud zjistíte, že se strany na dokladu nerovnají , využijte volbu CTRL+R, která porovnává strany podle označení ve sloupci s označením faktura, doklad. Nezáleží na jaké položce jste nastaveni. Popřípadě využijte možnosti vyčíslit rozdíl stran ALT+1.

Naučte se pracovat s kalkulačkou. Kalkulačku lze kdykoli zavolat příkazem CTRL+K. Jste-li nastaveni na položce s číselným údajem, touto položkou se automaticky naplní střadač kalkulačky, Toto číslo můžete akceptovat nebo ne. Vypočtený údaj lze zpětně uložit do položky, na které stojí kurzor a to stiskem klávesy P. Při účtování částek do položek Má Dáti, Dal lze využít tlačítek TAB, popř. šipky dolů. Tato volba způsobí vyčíslení a zapsání součtu všech protějších stran položek. Pozor program nerozlišuje, zda k sobě účetní případy patří nebo ne. Chcete-li pouze opakovat poslední uvedenou částku použijte klávesu šipka nahoru, která opakuje číselný údaj, zadaný na předchozí řádce účetního dokladu. Na dokladu lze dodatečně měnit typ účtovaného dokladu stisknutím klávesy F10. Někdy se vyplatí před zaúčtováním dokladu zkontrolovat účty, na které jsme účtovali pomocí stisknutí kombinací kláves ALT+2.

Na jednom dokladu se nedoporučuje účtovat jak předpis faktur, tak i jejich úhradu, neboť teprve zaúčtováním dokladu se faktura zapíše do knihy pohledávek, závazků. Při úhradách faktur se přednostně páruje podle částek k úhradě. Program nastaví kurzor na pohledávku, závazek se stejnou číselnou hodnotou. Častý dotaz účetních je, proč se neprovádí párování podle variabilního symbolu. Vysvětlení je jednoduché, nikde nemáte zaručeno, že u platby faktur je variabilní symbol uveden správně, proto se dala přednost párovat podle částek se současným zobrazením variabilního symbolu a označením plátce. Není-li uhrazena celá částka faktury, program nastaví kurzor na nejbližší nižší hodnotu pohledávky, závazku. V tomto případě musíte najít správnou fakturu sami, při hledání využijte možnost změny třídění. Úplnou nabídku možností uvidíte po stisku kláves CTRL+F1.

Výkaz DPH máte možnost dodatečně upravit ve menu Číselníky, volba Oprava daňového výkazu.

Zaúčtování DPH - Při zaúčtování se zůstatky na účtech, na kterých se evidují pohyby převedou na účet sloužící k vyúčtování daně s finančním úřadem. Tento účet je nastaven v řídících účtech. Zároveň se zruší výkaz DPH, pokud jste prováděli změny účtování, které se týkaly daně z přidané hodnoty, program neumožní provést zaúčtování, dokud opět nevytisknete výkaz DPH (stačí alespoň provést tisk do souboru).

Zaúčtované doklady se opravují v menu Servis, funkce Oprava číselného dokladu. Program nabízí čísla účetních dokladů, které lze opravovat. Vlastní oprava se provádí stejným způsobem jak bylo uvedeno v kapitole 4.4.2. Pokud ukončíte opravu volbou “zruš opravy”, žádné změny se neprovedou. Upozornění: Funkce F9 nevrací vždy správné hodnoty.

Potřebujete-li tisknout výstupní sestavy za jiné období než je předdefinováno, změňte v dialogovém okně rozmezí zadaných měsíců. Nechceme-li tisknout celou sestavu, přepište předdefinované stránky tisku na požadované hodnoty. Před tiskem se rozhodněte zda tisk provést přímo na tiskárnu, na obrazovku nebo do souboru. K prohlížení využívejte volbu do souboru, neboť takto vytvořené sestavy, lze prohlížet i zpětně. Sestavy se ukládají na disk. Prohlédnutí, nebo dodatečné vytisknutí je přístupné v menu Servis, volba Tisk sestav ze souboru.

Popis nejdůležitejších kláves, které usnadňují práci při kontrole účtování.

ALT+2 zobrazí na jakých účetních dokladech jste v jednotlivých obdobích účtovali.

F2 - přehled obratů účtů v jednotlivých úč. obdobích.

F3 - zobrazí pohyby na účtě. Pro usnadnění hledání souvztažností jsou v programu při této volbě zabudovány další funkce. Stiskem F2 se program nastaví do účetního dokladu na kterém byl zvolený pohyb účtová, klávesa ESC provede návrat do pohybů hlavní knihy. F6 - změna třídění jednotlivých pohybů na účtě. F9 oprava textu (pouze textu) u zvoleného pohybu. CTRL+F hledání pohybu podle částky. F8 vyhledávání rozdílu mezi deníkem a knihou faktur. Všechny možnosti jsou zobrazeny po stisku CTRL+F1.

F9 - velice mocný aparát . Jedná se o filtr, jehož podmínky výběru si definujete sami, podle svých potřeb. Kombinovat lze libovolný počet vzájemných podmínek. Návrat k zobrazení všech pohybů se provádí výběrem “Zobrazení bez výběru”, popřípadě klávesou ESC.

F11 - umožní provést výběr zadaného typu dokladu.

Pohyb v rámci dokladu provádíte kurzorovými klávesami, tlačítky PgUp, PgDn, nebo volbou F7 a zadáním konkrétní řádky. Po jednotlivých dokladech lze listovat postupně stiskem kombinací kláves CTRL+PgDn, nebo volbou F6 a zadáním čísla dokladu, na který se deník nastaví. Zpětné listování provedete kombinací CTRL+PgUp. V deníku lze dodatečně měnit typ dokladu volbou CTRL+F10. S výhodou při prohlížení využíváme volbu F11 - vyhledává všechny doklady v deníku, které mají zadaný typ dokladu. Např. zobrazíte všechny doklady, na kterých jste účtovali pokladnu.

Jste-li nastaveni v deníku na konkrétní položce a stisknete klávesu F2, nastaví se kurzor na odpovídající pohyb v hlavní knize. Návrat zpět se provede stiskem klávesy ESC.

V knize jsou uvedeny všechny vystavené faktury od počátku roku a nevyrovnané faktury předchozích období. Vyrovnané faktury mají uveden znak V. Faktury po lhůtě splatnosti jsou zvýrazněny žlutě. Přeplacené faktury nebo dobropisy jsou zvýrazněny modře a jsou označeny vykřičníkem.

Po zadání obecných údajů , program nabídne ty faktury, které byly uhrazeny po lhůtě splatnosti, nebo nejsou uhrazeny celé. Současně vyčíslí počet dní po lhůtě splatnosti. Z těchto faktur vybíráme ENTER pohledávky, které chceme zahrnout do penalizační faktury. Splacení penalizačních faktur označujeme klávesou F8. Pokud jste se spletli, klávesa F8 opět zruší provedený výběr. Zaúčtování penalizačních faktur se provádí na účty uvedené v menu Parametry programu.

Před tiskem můžete provést výběr faktur podle svých přání klávesou F9.

Nejdříve vyberte banku, pro kterou chcete příkaz tisknout. Automaticky se nabízí banka, která je v číselníku bankovních účtů uvedené na prvém místě. Předpokládá se, že je to nejpoužívanější účet. Pokud chcete úhradu provést z jiného čísla, zadejte kód účtu, nebo pomocí tlačítka TAB proveďte výběr ze všech zadaných účtů. Po určení účtu, z kterého budete platbu provádět, vyberete ze závazků pomocí klávesy ENTER položky, které chcete zahrnout do příkazu úhradě. Při výběru můžete měnit třídění, které usnadní výběr. Do položky uhradit napište částku, kterou chcete zaplatit. Chcete-li příkaz k úhradě doplnit částkami, které nejsou evidovány v souboru závazků, stiskněte klávesu INS.

Po stisku klávesy F5 lze příkaz vytisknout, F8 vytváří disketu pro banku a zároveň ukončuje běh programu. Nezapomínejte na funkci CTRL+F1.

Přestože podvojné účetnictví není daňové, lze tisknout i výsledovku, která zohledňuje daňové pohledy. Tyto účty, které se nezahrnují do nákladů a výnosů musíme uvést v řídících účtech. Doporučujeme pro tyto nedaňové účetní případy určit samostatné analytiky.

Slouží k uzavírání měsíčního období. Do takto ukončeného měsíce již nelze provádět účetní změny. Při uzávěrce se vytvoří archivní disketa, která slouží pro úschovu dat a zároveň se na disk uloží kopie archivních souborů. Tyto soubory lze prohlížet přes volbu Archivní soubory. Jsou-li archivní údaje umístěny na větší počet disket, neukládejte na tyto diskety již jiné měsíce. Mě-li by jste potíže při jejich čtení . Pro další archivní období použijte nové diskety. Pokud z nějakých příčin uzávěrka dokončena, počítač vyšle zprávu o nutnosti měsíční uzávěrku opakovat. Pokud před uzávěrkou máte nějaký doklad pouze uložen, ale nezaúčtován, program na tuto skutečnost upozorní, ukončení měsíce však může být provedeno. Při řádném ukončení závěrky jsou z evidence pohledávek a závazků vyloučeny vyrovnané faktury, ty jsou dále evidovány pouze v knize faktur. Číslo účetního období se automaticky zvýší o jedničku.

Zde definujete jaké účty se mají na konkrétním řádku sčítat. Nápočty jsou připraveny podle pokynů ministerstva financí. Podle skutečné náplně používaných účtů, si musíte upravit jednotlivé řádky výkazů. Chcete-li vidět celý obsah řádků, stiskněte F2. Součtové řádky jsou zobrazeny zvýrazněně a mají před sebou znak “S”. Např. S45+46+47 znamená součet řádku 45,46 a 47. Do účtů uvádíte konkrétní účty, které se mají sčítat. Uvedete-li syntetický účet, provede se vysvítání všech analytik. Pokud napíšete skupinový účet, provede se součet všech účtů v dané skupině. Např. 500-504 znamená sečti všechny účty účtu. skupiny 50 a odečti účet 504. Napoprvé je definování účtů trochu pracnější.

Při sestavování rozvahy se blok účtu ukončuje klávesou TAB. Kurzor se přesune do dolního dialogového okna určeného pro korekci. Chyba je ukončovat zadání ENTREM, tato klávesa znamená nový řádek. Pokud Vám nebudou sestavy vycházet, zkontrolujte si zda, nějaký účet nemáte uveden omylem ve více řádcích.

Daňové přiznání se podává k 31.3. popřípadě k 30.6 následujícího roku. Do té doby musíme mít možnost provádět účetní zásahy do starého roku, ale zároveň potřebujeme účtovat již do nového roku. Zahájením nového účetního roku se data rozdělí dočasně do dvou nezávislých bloků, což umožní účtovat odděleně jak v bloku starého, tak i nového roku. S rozdělením se současně vytvoří záložní kopie souborů. Po zaúčtování všech účetních případů, se provede revize daňových odpisů, zůstatky výsledkových účtů se převedou na účet 710 a zůstatky rozvahových účtů na účet 702. Před převodem nezapomeňte vytisknout rozvahu a výkaz zisků a ztrát, neboť pak jsou konečné stavy na účtech nulové. Je proto výhodné tyto převody provádět v samostatném účetním období. Ukončením roční závěrky se vytvoří učet 701 a počáteční zůstatky se zapíší do nového roku. Provede se aktualizace pohledávek a závazků. Do nového roku se převádějí pouze nevyrovnané faktury. Roční závěrka je ukončena vytvořením archivních souborů, které jsou označeny jako období 00.

Tvorba výstupních sestav. V této části byly popsány pouze ty nejzákladnější možnosti některých výstupních sestav.