Pedagogická fakulta Jihočeské univerzity
Katedra informatiky
Využití výpočetní techniky ve výuce ekonomických předmětů.
Závěrečná práce doplňkového pedagogického studia
vedoucí diplomové práce
PaedDr. Petr Pexa
Ing. Jaroslava Hanzalová, České Budějovice 1998
Obsah
1. Úvod
2. Materiál a metodika
3. Přehled o současném stavu řešené problematiky
4. Výsledky
4.1 Základní ovládání programu
4.2 Prvé spuštění programu - aktualizace účtového rozvrhu
4.3 Nastavení parametrů
4.3.1. Menu SERVIS
4.3.2 Číselníky
4.4 Vkládání dat
4.4.1 Vyplnění jednotlivých sloupců dokladu účetního deníku.
4.4.2 Opravy v nezaúčtovaném dokladu
4.4.3. Vložení nového řádku
4.4.4 Rušení řádku
4.4.5. Usnadnění účtování
4.4.6 Účtování úhrady faktur
4.4.7 Plátci DPH
4.4.8 Jak opravovat již zaúčtované doklady
5. Výstupní sestavy
5.1 Hlavní kniha
5.1.1 Kontrola účtů
5.2 Deník
5.3 Pohledávky
5.3.1 Kniha faktur
5.3.2 Pohledávky
5.3.3 Ostatní pohledávky
5.3.4 Penalizační faktury
5.3.5 Tisk pohledávek
5.4 Závazky
5.4.1. Příkaz k úhradě
5.5 Výsledovka
5.6 Uzávěrka
5.6.1. Měsíční uzávěrka
6. Roční sestavy
6.1 Tisk ročních sestav
6.2 Definování účtů
7. Zahájení nového účetního roku
8.1 Předvaha
8.2 Rozvaha
8.3 Výsledovka
8.4 Výkaz zisků a ztrát
8.5 Rozvaha - roční výkaz
9. Závěr
10. Použitá literatura
Pro svou závěrečnou práci jsem si vybrala téma “Využití výpočetní techniky v ekonomických předmětech, protože vyučuji předměty výpočetní technika, účetnictví a ekonomika. Výběr programů pro výuku ekonomických předmětů není široký. Na naší škole používáme program s označením MIS, který simuluje rozhodování investiční činnosti podniku a programy pro účetnictví, které naše škola obdržela jako sponzorský dar. Cílem mé práce je vypracování uživatelské příručky k programu pro podvojné účetnictví od firmy TARZI, neboť tato firma nemá uživatelskou příručku dosud připravenou. V popisu ovládání programu jsem se zaměřila hlavně na základní nastavení parametrů a vkládání dat. Protože při výuce se využívají pouze základní výstupní sestavy, jejichž tvorba není pro studenty složitá, jsou výstupní sestavy popsány velice stručně. Tato příručka bude používána při výuce a bude firmě TARZI předána k dalšímu využití. Pro účetní z praxe jsem doplnila příručku několika Murphyho pravidly.
Pravidlo první . “Jakmile autor otevře poprvé výtisk, padne mu zrak na nejhorší tiskovou chybu.”
Program od firmy TARZI V.O.S. je určen pro malé a střední firmy, které vedou podvojné účetnictví. Je naprogramován v jazyce FOX-PRO. Minimální konfigurace počítače (PC 386, vnitřní paměť 1 MB RAM, volné místo na disku při instalaci 5 MB). Při instalaci programu, kterou provádí pracovník firmy, se zadávají údaje o účtované firmě. Tyto údaje lze kdykoli měnit v menu Servis, volba Údaje o uživateli.
Základním prvkem tohoto softwaru je účetní deník, z kterého se automaticky účetní případy přepisují do hlavní knihy, pokladního deníku, knihy přijatých a vydaných faktur a pod. Program je rozdělen do několika modulů, které je možno kupovat samostatně.
a) Základní modul účtování
b) Modul fakturace
c) Modul investičního majetku
Na základě znalostí principu práce programu, byly stanoveny jednotlivé kroky ovládání programu: základní ovládání, nastavení parametrů, vkládání dat, opravování zaúčtovaných dokladů, tiskové sestavy, závěrky.
3. Přehled o současném stavu řešené problematiky
Problematika vedení účetnictví je řešena zákonem č. 563/1991 sb. ze dne
12. prosince ve znění zákona č. 117/1994 sb., který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti.
Účetní jednotky účtující v soustavě podvojného účetnictví účtují
a) v deníku (denících), v němž účetní zápisy uspořádají z hlediska časového a jímž prokazují účtování všech účetních případů účetním období
b) v hlavní knize, v níž účetní zápisy uspořádávají z hlediska věcného
c) v knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy
Hlavní kniha musí obsahovat minimálně tyto údaje:
a) zůstatky účtů ke dni k němuž se otevírá hlavní kniha
b) souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů, nejvýše za kalendářní měsíc.
c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní uzávěrka.
Použití prostředků výpočetní a jiné techniky je zahrnuto v sedmé části zákoně č. 563/1991 sb. ve společných ustanoveních.
a) Projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní techniky musí být v souladu s ustanoveními tohoto zákona.
b) Použití prostředků výpočetní techniky musí umožňovat výstup údajů v písemné formě, pokud je požadována z důvodu ověřování účetní závěrky.
c) Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních písemností a údajů v nich obsažených, záznamů na technických nosičích před poškozením, zničením nebo ztrátou. Je bezpodmínečně nutné, aby účetní jednotka zajistila tato data tak, aby nemohlo dojít k vymazání nezálohovaného souboru v počítači.
d) Účetní jednotka je povinna archivovat účetní údaje 5 let, daňové údaje 10 let. Toto ustanovení platí i o údajích uložených na technických nosičích.
Pravidlo druhé: “ Veškeré zákony, špatné, dobré, takové i makové se musí do puntíku dodržovat.”
Cílem práce je sestavení uživatelské příručky, která má tyto části
4.1 Základní ovládání programu
Program se spouští příkazem “ UCTO” , popřípadě “UCTO +X”. Ukončení programu lze provést buď stisknutím klávesy ESC na základní obrazovce, nebo přes menu potvrzením volby KONEC. Po spuštění programu se zobrazí údaje o firmě, s jejímž programem právě pracujete. Tyto informace lze ukončit stiskem klávesy ENTER. Úvodní obrazovka je rozdělena do několika základních položek menu. Pohyb po jednotlivých položkách se provádí buď kliknutím myši, stiskem zvýrazněného písmene, nebo lze požadované položky vybírat pomocí kurzorových kláves a potvrzení ENTREM. Klávesa ESC má různé použití. Lze jí program ukončit, dále slouží k ukončení právě prováděné činnosti, nebo pro návrat do nadřazeného menu. Po ukončení zadávání jednotlivých vstupních obrazovek se program ptá, zda údaje uložit či ne. Zadáte-li NE, máte možnost provést opravy.
Vkládání vstupních údajů se provádí do připravených šablon, kde je přesně určen obsah a maximální počet znaků (zvýrazněná oblast). Zadávání jednotlivých řádků vstupních obrazovek se ukončuje stiskem klávesy ENTER. Při editování a opravách údajů, můžete pracovat v režimu vkládání (psaný text se zapisuje na pozici kurzoru a původní text se odsouvá doprava), nebo přepisování (psaný text se zapisuje na pozici kurzoru, přičemž původní text je přepisován novými znaky). Přepínání mezi oběma možnostmi se provádí stiskem tlačítka INS. Pro úplnost si připomeňme, klávesa DELETE maže znak na pozici kurzoru, klávesa BACKSPASE maže znak před kurzorem.
Chcete-li opravovat již uložený údaj, nastavte se na něj a stiskněte klávesu ENTER, po tomto příkazu se otevře obrazovka s uloženými daty. Pohyb po jednotlivých položkách obrazovky se provádí stiskem klávesy ENTER, nebo pohybem kurzorovými klávesami. Po opravení chybného údaje, nezapomeňte nový údaj opět uložit .
Naučte se číst obrazovku. V dolní části jsou zobrazeny nejčastěji používané klávesy rychlého hledání, které usnadňují práci. Veškeré možnosti se zobrazí po stisknutí klávesy CTRL+F1. Pokud při běhu programu nastane nepodstatná chyba, lze po stisknutí klávesy F2 pokračovat dále, aniž by jste museli program opustit. Vyplňujete-li konkrétní číselník a nejsou-li údaje povinné, lze zápis urychlit stiskem kláves CTRL+W.
Vyplňujete-li do číselníků číslo konkrétního účtu a zadáte-li pouze syntetický účet bez vyplněné analytiky, uvedený vztah platí automaticky pro všechny použité analytiky.
Běh programu se ukončuje buď stisknutím klávesy ESC, nebo potvrzením volby KONEC.
4.2 Prvé spuštění programu - aktualizace účtového rozvrhu
Při prvém spuštění programu nemáte funkční všechny volby. Program požaduje nejdříve aktualizaci účtového rozvrhu. Rozvrh je připraven podle účtové osnovy vydané ministerstvem financí. Účty si můžete opravit podle svých požadavků, stiskem klávesy ENTER na vybraném účtě..
obrázek č1.
Chcete-li některé účty přidat, stiskněte klávesu INS. Při zadávání nových účtů určujete, zda chcete pohybu sledovat podle středisek. Vyplníte-li číslo střediska do kolonky Zákl. hodn., bude při účtování na tento účet automaticky doplněno předdefinované středisko. Stav k 1.1. má pouze evidenční charakter. Při zahájení práce s novým programem musíte tyto hodnoty sami zadat, v dalších letech se tato položka se vyplní automaticky při roční uzávěrce.
Nepotřebný účet zrušíte klávesou DELETE. Toto je jediná příležitost pro rušení nepoužívaných účtů. Jakmile začnete účtovat, lze podle postupů účtování, účty pouze přidávat. Další možnost rušení účtů budete mít až po provedení roční účetní závěrky. Zrušit lze pouze účty , které mají nulový zůstatek a nemají žádný pohyb.
Program účtuje zásadně na analytické účty (dvě platná místa). Syntetické účty jsou používány pro součty příslušných analytických účtů. Po aktualizaci účetního rozvrhu, potvrzením dotazu: “Mohu začít účtovat - ANO ”, se zpřístupní ostatní funkce programu. Aktualizaci účetního rozvrhu je umístěna v menu Číselníky.
Aby program pracoval, tak jak od něho očekáváme musíme nastavit určité parametry programu. Pokud Vám následující popis bude připadat zdlouhavý, přejděte ke kapitole vkládání dat. Nezlobte se ale, že se program bude chovat jinak, než by jste předpokládali.
Pravidlo třetí: Nejprve se podívej tam, kde bys hledal ze všeho naposledy.
Pravidlo čtvrté: Po složitém řešení vždy přichází jednoduché vysvětlení.
V menu servis jsou funkce programu, které mají za úkol nastavit obecné základní údaje, nebo zajišťují údržbu dat.
obrázek č.2
Pravidlo páté: Že se něco pokazilo, zjistíte teprve tehdy, až na to několikrát doplatíte.
4.3.1.1. Parametry nastavené před účtováním
obrázek č.3
Zde zadáváme účty, podle nichž program pozná na kterých účtech účtujeme pohledávky, závazky, pokladnu. Pokud jsme plátci DPH, na kterém účtu budeme provádět zúčtování daně s FÚ. Pokud bychom tyto údaje neměli vyplněné, program by nevytvářel knihy faktur, pokladní knihu atd.
Pokud uvedete syntetický účet, má to stejný význam, jako zadání úplného výčtu jednotlivých analytik. Např. uvedeme-li v kolonce účty pro sledování odběratelských faktur účet č. 31100, bude program zapisovat všechny analytické účty uvedeného syntetického účtu do knih faktur. Zadávat lze pouze účty uvedené v účtovém rozvrhu. Pokud uvedeme účty, které snižují, popřípadě zvyšují hospodářský výsledek, lze provádět tisk výsledovky, kde jsou zohledněny daňové aspekty.
Potřebujete-li přepočítávat koeficient DPH podle paragrafu 20 zákona o DPH, uveďte čísla účtů, kterých se tento paragraf týká, do řádku s označením “účty pro výpočet koeficientu DPH”. Máte možnost se rozhodnout, zda se bude daň na vstupu přepočítávat automaticky při účtování na zadaný účet, nebo až po dotazu.
Tato volba slouží pro nastavení uživatelského prostředí. Obsah jednotlivých položek menu se zobrazuje automaticky na monitoru při pohybu kurzoru. Změny lze provést po stisknutí klávesy ENTER na zvolené položce. Aktivní zapnutí je označeno [x], záměna se provede stisknutím mezerníku na zvoleném řádku, nebo stiskem klávesy ENTER.
Spuštění programu, slouží k nastavení parametrů při spuštění programu. Význam jednotlivých parametrů je zřejmý z obrázku.
obrázek č.4
Penalizační faktury - zde si předdefinujete účty, na které budete účtovat případný výnos z penalizačních faktur.
obrázek č.5
Evidence faktur - zde se volí počet dní, po který se faktura po lhůtě splatnosti ještě nepočítá mezi nezaplacené. Má to vliv při výpočtu penále z prodlení a při tisku faktur po lhůtě splatnosti. Příklad faktura je splatná 20.2.97, počet dnů je uveden 2. Tato faktura bude až od 23.2.97 považována za nezaplacenou. Faktury je doporučeno třídit podle var. symbolu.
obrázek č.6
Integrace - slouží k nahrání účetních dokladů, které byly vytvořeny jinými programy od firmy TARZI, např. fakturací, skladovou evidencí atd.
Investiční majetek - definujete zde výši částky, od které je majetek považován za investiční. Výši lze upravit podle platné legislativy vyplněním údaje v Kč na řádku minimální pořizovací cena IM
obrázek č.7
Ostatní parametry
obrázek č.8
Pokud jste menší firma a nepotřebujete sledovat náklady podle druhu ( mzdové, režijní), neaktivujte tento výběr. Dále je vhodné zvolit výběr dodavatelů, odběratelů podle názvu. Chcete-li, aby se vám do textu v účetním dokladu psal automaticky název dodavatele uvedený v číselníku dodavatelů, aktivujte tuto volbu. Pokud máte aktivní volbu “Zahrnout PZ do obratu na účtech”, budou se do obratu načítat i počáteční zůstatky, což není v souladu s účetními postupy. Do obratů se počáteční stav nezapočítává, na konečný zůstatek to nemá vliv. Zadáte-li nastavení, po kolika dnech se budou zálohovat data na hodnotu 1, pak bude program alespoň jedenkrát denně zálohovat. Nepodceňujte zálohování!!! Pokud při zálohování nebudete kopírovat i indexové soubory, kopírování bude probíhat rychleji a bude zabírat méně místa na výstupním médiu. Při obnově dat dojde k automatickému přeindexování. Chcete-li spouštění programu chránit před nepovolanými , zadejte heslo ( max. 10 znaků).
Čtení této kapitoly příručky lze přesunout až na pozdější dobu.
obrázek č.9
Při skončení práce program uloží data trvale na pevný disk. Je ale velice riskantní spoléhat na nezničitelnost jediného zápisu. Pořizujte si tzv. vícegenerační záložní kopie vždy na několik pravidelně obměňovaných disketách. Při obnově zničených dat program provádí program kontrolu datumu, ze kterého dne je kopie. Máte možnost 2x zastavit kopírování, pokud však se již rozhodnete pro přepsání dat ze záložních souborů, nechte kopírování dokončit. Vznikla by možnost neúplnosti dat. Jestliže při zálohování neprovádíte kopírování indexových souborů, provede se automaticky přeindexace.
4.3.1.2.2. Pracovní disketová jednotka
Ve volbě pracovní disketová jednotka volíte implicitně disketovou jednotku, na kterou se bude provádět zálohování. Změnu jednotky lze provést i dodatečně přepsáním označeného disku.
obrázek č.10
4.3.1.2.3. Obnova index. souborů, přepočet obratů na účtě
Pro snadnější a rychlejší vyhledávání mají datové soubory vytvořeny indexy. Pokud dojde k jejich porušení, začne se program chovat nezvykle. Nezobrazují se údaje, které byly předtím dostupné a podobně. V tomto okamžiku je vhodné provést rekonstrukci indexových souborů a chyba se odstraní. Tuto funkci provádějte vždy, došlo-li předtím k nestandardnímu ukončení programu. Nebojte se tuto volbu používat. Obdobné použití má volba Přepočet obratů na účtě.
4.3.1.2.4. Uživatelské heslo
Slouží pro ochranu spuštění programu nepovolanou osobou. O tom zda chcete heslo využívat rozhodujete v parametrech programu. Zde také heslo poprvé zadáváte ( max. 10 znaků). Chcete-li heslo změnit použijte menu Servis, volba Uživatelské heslo. Při zadávání nového hesla, vkládané údaje se nezobrazují na obrazovce, musíte nové heslo uvést dvakrát, aby se odstranila možnost vzniklé chyby.
4.3.1.2.5. Tisk sestav ze souboru
Tato volba umožňuje dodatečné prohlížení a tisk sestav, které byly vytvořeny do souborů. Pomocí kurzorových kláves nebo myší vyberte požadovanou sestavu. Přes klávesy rychlého hledání pak proveďte požadovaný úkon. Stiskem klávesy ENTER zobrazíte soubor na monitor, chcete-li provést tisk na tiskárnu, stiskněte klávesu F5, klávesa F8 zkopíruje soubor na disketu. Klávesou DELETE smažete vytvořenou sestavu z disku. Požadujete-li uložení souboru na disk pod jiným jménem, využijte volby F2.
obrázek č.11
Co je to číselník? Je to seznam předem definovaných, opakujících se hodnot, ze kterých si obvykle jednu volíme k vyplnění údajů. Některé číselníky je vhodné vyplnit předem, některé lze doplňovat až při konkrétním účtování. Doporučuje se předem vyplnit řady odběratelských a dodavatelských faktur, ve volbě ostatní účty řadu pokladních dokladů, dále číselník daní, typy účetních dokladů a číselník bankovních účtů, pokud jich máte více.
Obecně platí, nechcete-li využívat konkrétní rozlišování, příslušný číselník nevyplňujte. To znamená, nechcete-li účtovat na střediska, zakázky atd. číselníky nechte prázdné. Nové položky se přidávají do číselníků po stisku klávesy INS. Do zobrazeného dialogového okna vyplňte požadované údaje. Opravy již uložených údajů se provádí stiskem klávesy ENTER na vybraných položkách. Rušení položek číselníků se provádí stiskem klávesy DELETE.
obrázek č.12
Je předdefinován, uplatňuje se pouze u plátců DPH. Používáte-li pro vedení evidence DPH jiné účty, proveďte změnu stiskem klávesy ENTER. Při účtování na zde uvedených účtech, program nabízí při vkládání dat tabulky potřebné pro sestavení daňového výkazu. Parametr, který určuje zda firma je plátcem daně z přidané hodnoty, je uveden v menu Servis -Údaje o uživateli.
obrázek č.13
4.3.2.2 Číselník odběratelských, dodavatelských faktur
obrázek č.14
Určete alespoň jednu řadu faktur. Název řady je textový řetězec, který se zobrazuje na monitoru, jestliže při účtování na jednom účtě používáte více řad faktur. Zadáte-li do posledního čísla např. 970000, nabídne program při účtování následující číslo tj. 970001. Pro dobropisy lze zadat samostatnou řadu, nebo je účtovat v řadě faktur se zápornými částkami. Chcete-li, aby program udržoval knihu faktur, nezapomeňte tyto účty uvést v řídících účtech.
4.3.2.3. Číselník ostatních účtů
Doporučuje se zadat řady pro pokladní účty a to buď samostatné řady pro příjmové a výdajové pokladní doklady, nebo jednu řadu pro oba typy. Znak číselné řady se tiskne před vlastním číslem. Pokud chcete, aby se vytvářela pokladní kniha, musíte mít účet pokladny uveden v řídících účtech. Ostatní údaje mají stejný význam jako v číselnících uvedených v kapitole 4.3.2.2
obrázek č.15
4.3.2.4 Číselník středisek, prací (zboží), zakázek, druhu nákladů.
Tyto číselníky slouží pro vnitropodnikové účetnictví. Pokud zůstaly číselníky prázdné, nebudou se tyto údaje vyplňovat. Pokud jste zadali v číselnících dvě položky a více, při účtování musíte vybrat ze zobrazených položek. Nové položky jednotlivých číselníků lze přidávat i v průběhu zadávaní účetního dokladu volbou INS.
4.3.2.5 Číselník bankovních účtů
Má význam při vytváření příkazu k úhradě a při integraci dat z bank. Integrovat data lze ze všech bank. Do kolonky “zadání cesty pro tisk bankovního výpisu” se zadává cesta, kam se načítají data přijata po modemu, pokud chceme tisknout výpis z BU. Při tisku se data přehrají do adresáře uvedeného v řádce “zadání cesty k souboru s příkazy k úhradě”. Pokud nechceme tisk bankovního výpisu provádět, uvedeme pouze cestu k adresáři s příkazy k úhradě viz.
obrázek č.16
4.3.2.5 Číselník typu účetního dokladu
obrázek č.17
Tento číselník má význam při výběru určitých pohybů v hlavní knize, nebo v deníku. V účetním deníku lze vytvářet filtr, na zadaný typ účetního dokladu. Dodatečnou změnu typu dokladu lze provést volbou CTRL+F10 při zobrazení účetních dokladů v účetním deníku.
4.3.2.6 Číselník dodavatelů, odběratelů
obrázek č.18
Pro vlastní účtování je důležité vyplnit pouze údaj číselné označení dod. jednotky (obdoba podnik-závod) a její název. Ostatní údaje nejsou povinné, využívají se při tisku faktur, příkazů k úhradě apod. Je vhodné zavést jednoho fiktivního odběratele, dodavatele pro případ, kdy nepožadujete přesné rozlišení pohledávek a závazků. Tento typ číselníku patří k těm, které se obvykle vyplňují, až při účtování dokladu. Přidání nového dodavatele, odběratele se provádí stiskem klávesy INS, pozor tato nabídka je špatně viditelná na obrazovce. Je umístěna ve stínu.
obrázek č.19
Vlastní účtování do deníku se provádí pomocí menu Účtování. Je zvykem zapisovat vždy více účetních případů na jeden doklad, doporučujeme ale nemíchat jednotlivé typy účtovaných případů. Chcete-li pro každý účetní případ vlastní doklad deníku je to možné, ale není to výhodné.
obrázek č.20 popis obrazovky účetního deníku
V horní části obrazovky je umístěno číselné osmimístné označení účtovaného dokladu. První dvě místa určují období, třetí místo rok zpracování a zbývajících 5 míst je použito pro řadu, která se načítá během celého účetního roku. V průběhu účtování každého dokladu lze změnit období, do kterého zadávaný doklad zaúčtovat (CTRL+O). Ukončení zadávání jednotlivých sloupců dokladu se provádí stiskem klávesy ENTER. Celý doklad se ukončuje klávesou ESC. V dolní části obrazovky je umístěna nápověda kláves rychlého hledání, jak již bylo
dříve uvedeno, úplnou nabídku lze zobrazit klávesami CTRL+F1.
V horní části obrazovky ve sloupcích Má Dáti , Dal se zobrazuje průběžně součet za obě strany. Pokud se strany nerovnají, program nedovolí doklad zaúčtovat. Můžete jej pouze opravit, zrušit, nebo uložit na disk.
Rozpracováno můžete mít najednou více dokladů. Pokud jste si nějaký rozpracovaný doklad uložili na disk, při nové volbě účtování, program nabídne volbu, chcete-li pokračovat v uložených dokladech, nebo vytvořit nový účetní doklad deníku.
obrázek č.21
obrázek č.22
4.4.1 Vyplnění jednotlivých sloupců dokladu účetního deníku.
Způsob vyplnění spočívá v tom, že vyplňujete pouze ty údaje, které jsou důležité. Pokud neznáte zpaměti číselné označení vyplňovaných údajů, stačí stisknout klávesu ENTER na prázdném údaji a počítač nabídne údaje z číselníků. Do většiny číselníku lze při účtování doplňovat nové chybějící položky (klávesou INS). Pokud jste si nastavili číselné řady pro určité účetní případy, program tyto řady dodržuje a nabízí vždy aktuální číslo. Potřebujete-li toto číselné označení změnit, jednoduše přepište nabízený údaj svou vlastní hodnotou a program bude automaticky dodržovat číselnou řadu od nové zadané hodnoty.
obrázek č.23
Do textu se zapisuje obsah, čeho se účetní případ týká. Pokud chcete, aby se při účtování faktur do textu zapisoval odběratel, nastavte tuto možnost v parametrech.
Do položky datum se automaticky vyplňuje systémové datum počítače, pokud jej nechcete měnit, stačí jej potvrdit ENTREM. Přepisujete-li datum na jinou hodnotu, zadávejte údaj v předepsaném tvaru - DEN, MĚSÍC. Tečka, která je oddělujícím znakem, se nezadává.
Pokud neznáte přesně číslo účtu, kterého se účetní případ týká, zadejte část jeho číselného označení, program se nastaví na nejbližší účet hlavní knihy. Listovat můžete pomocí PgUp, PgDn, nebo pomocí kurzorových šipek, popřípadě přes klávesu F7 najdi.
Do sloupců Má dáti, Dal se zadávají účtované částky v Kč. Program nehlídá na jakou účtovou stranu musíte provést zápis. Chcete-li zaúčtovat na stranu DAL, ve sloupci Má Dáti stiskněte pouze klávesu ENTER (vyplňte prázdný údaj). Středisko se vyplňuje u výsledkových účtů pouze, pokud máte vyplněn číselník středisek. U rozvažných účtů, pouze pokud jste si tento požadavek zadali v účtovém rozvrhu u jednotlivých účtů.
Faktura, doklad. Pokud program zjistí, že účtujete na účet, u něhož máte nastaveno hlídání posloupnosti dokladů, automaticky připraví aktuální číslo účetního případu. Jestliže na uvedeném účtě můžete použít více řad dokladů, zobrazí se nabídka všech možností. Vždy máte možnost nabízené číslo ručně přepsat. U některých druhů dokladů je výhodnější číslování provádět sami pomocí klávesnice. Při účtování pohledávek a závazků současně vyplňujete údaje, které se týkají knih faktur ( zdanitelné plnění, splatnost faktur, variabilní a konstantní symbol). Jestliže tyto údaje počítač nepožaduje, zapomněli jste vyplnit údaje v řídících účtech.
Odběratel, dodavatel, zakázka. Určujete konkrétního dodavatele, odběratele, zakázku. Dále pro zjednodušení budeme uvádět pouze dodavatele. Do sloupce se zadáváte ident. číslo v číselníku dodavatelů. Je možné jej zapsat přímo klávesnicí, nebo stisknutím ENTER se na nevyplněné položce zobrazí celý příslušný číselník. V číselníku je možno měnit třídění, listovat po stránkách, vybírat pomocí kurzorových kláves, nebo pomocí funkce F7 provádět hledání podle nastaveného parametru. Změnu třídění provedete klávesou F6, nebo klávesami rychlého hledání ( ALT+F1- číslo dodavatele, ALT+F2-názvu dodavatele, ALT+F3- IČO, ALT+F4- sídla dodavatele, ALT+F5-poznámky). Hledání lze provádět přímo tak, že máte-li nastaveno např. třídění podle jména a začnete-li psát na klávesnici název firmy kurzor se automaticky nastavuje na hledané písmeno abecedy.
Po zadání posledního údaje se program nastavuje na nový řádek. Doklad může mít libovolný počet řádků. Na dokladu se zobrazují pouze dvě poslední platná čísla. Celé číslo se vyčíslí pomocí kombinací kláves ALT+7. Na novém řádku se některé údaje přebírají z předchozího zadání. Chcete-li jiný textový řetězec, stačí začít psát na klávesnici a původní text se automaticky vymaže. Někdy je výhodné stávající textový řetězec pouze opravit. Nastavte se pomocí kurzorových kláves na místo, které chcete upravit a proveďte změnu. Nechcete-li nic měnit, stiskněte tlačítko ENTER.
4.4.2 Opravy v nezaúčtovaném dokladu
Zjistíte-li dodatečně jakoukoli chybu v předchozích řádcích dokladu a není-li doklad dosud zaúčtován, nastavte kurzor na chybný řádek a stiskněte ENTER. Program zpřístupní pro opravy již ukončený zápis. Pozor, dokončíte-li opravovaný řádek a stisknete-li opět ENTER, dáte počítači pokyn, aby opravoval další řádek. Po skončení opravy se musíte v dokladu pohybovat pomocí kurzorových šipek.
Zjistíte-li potřebu vložit nový řádek do již vyplněného deníku, nastavte se pomocí kurzorových šipek na řádku a stiskněte klávesu INS. Vytvoří se nový prázdný řádek, číslo původního řádku se zvýší o jedničku.
Rušení celého řádku se provádí stiskem klávesy DELETE, program před zrušením vyžaduje potvrzení vašeho požadavku. Při některých složitějších opravách se může stát, že doklad se opticky roztrhne. Nejjednodušší východisko je doklad uložit na disk, při následném pokračování, je již optická chyba odstraněna.
Všechno co zpříjemňuje práci, máte jako vždy ukryto pod klávesou CTRL+F1. Připomeneme pouze některé funkce. Klávesa F9 ukáže stav zadaného účtu, jaký bude, jestliže doklad zaúčtujete. Oceníte zvláště při účtování na BU, mezd atd. Někdy potřebujete zaúčtovat na účet pohledávek závazků, ale nechcete, aby se údaj zanesl do knihy faktur. V tomto případě využijte možnost a do kolonky faktura stiskněte klávesu R, na obrazovce potvrďte, že chcete provést zaúčtování rozdílu. Rozdíl mezi stavem účtu v hlavní knize a saldokontem v knize faktur musíte ručně upravit. Podobně lze na rozdíly účtovat i na pokladně. Pokud zjistíte, že se strany na dokladu nerovnají , využijte volbu CTRL+R, která porovnává strany podle označení ve sloupci s označením faktura, doklad. Nezáleží na jaké položce jste nastaveni. Popřípadě využijte možnosti vyčíslit rozdíl stran ALT+1.
Naučte se pracovat s kalkulačkou. Kalkulačku lze kdykoli zavolat příkazem CTRL+K. Jste-li nastaveni na položce s číselným údajem, touto položkou se automaticky naplní střadač kalkulačky, Toto číslo můžete akceptovat nebo ne. Vypočtený údaj lze zpětně uložit do položky, na které stojí kurzor a to stiskem klávesy P. Při účtování částek do položek Má Dáti, Dal lze využít tlačítek TAB, popř. šipky dolů. Tato volba způsobí vyčíslení a zapsání součtu všech protějších stran položek. Pozor program nerozlišuje, zda k sobě účetní případy patří nebo ne. Chcete-li pouze opakovat poslední uvedenou částku použijte klávesu šipka nahoru, která opakuje číselný údaj, zadaný na předchozí řádce účetního dokladu. Na dokladu lze dodatečně měnit typ účtovaného dokladu stisknutím klávesy F10. Někdy se vyplatí před zaúčtováním dokladu zkontrolovat účty, na které jsme účtovali pomocí stisknutí kombinací kláves ALT+2.
Pravidlo šesté: Pokud máme před očima nějaký snadnější způsob, zvláště pak delší dobu, určitě si ho nevšimneme
Na jednom dokladu se nedoporučuje účtovat jak předpis faktur, tak i jejich úhradu, neboť teprve zaúčtováním dokladu se faktura zapíše do knihy pohledávek, závazků. Při úhradách faktur se přednostně páruje podle částek k úhradě. Program nastaví kurzor na pohledávku, závazek se stejnou číselnou hodnotou. Častý dotaz účetních je, proč se neprovádí párování podle variabilního symbolu. Vysvětlení je jednoduché, nikde nemáte zaručeno, že u platby faktur je variabilní symbol uveden správně, proto se dala přednost párovat podle částek se současným zobrazením variabilního symbolu a označením plátce. Není-li uhrazena celá částka faktury, program nastaví kurzor na nejbližší nižší hodnotu pohledávky, závazku. V tomto případě musíte najít správnou fakturu sami, při hledání využijte možnost změny třídění. Úplnou nabídku možností uvidíte po stisku kláves CTRL+F1.
Pokud vystavujete často faktury na stejné částky, kontrolujte při úhradách variabilní symbol, aby nebylo provedeno nesprávné spárování faktur, neboť program nabídne obvykle k párování nejstarší nezaplacenou fakturu. Pokud by faktura byla již jednou uhrazena, program na tuto skutečnost upozorní. Stejně tak program nedovolí zaúčtovat dvě faktury se stejným číslem, pokud je u nich shodný rok zdanitelného plnění . Pokud se takový případ vyskytne, musíte si pomoci vedlejší řadou faktur, nebo zadáním jiného čísla mimo používanou řadu.
Podmínka je, abyste v údajích o účtované firmě měli tuto skutečnost uvedenou, program automaticky rozpozná, které účty se týkají daně z přidané hodnoty, viz číselník daní. Při účtování musíte vyplňovat pomocné údaje, nutné pro sestavení výkazu DPH. Do položky “částka nezahrnuta....” se uvádějí částky, které jsou od DPH osvobozeny např. poštovné. Při rozúčtování celkové částky je výhodnější první účtovat DPH a potom základ daně. Programem vypočtený základ daně se uvádí v evidenci výkazu DPH, zároveň se doplní na účet, kde účtujete základ daně. Tuto předvolenou částku můžete přepsat.
Pokud účtujete souhrnné doklady, dochází ve výkazu DPH k součtu všech položek se stejným číslem účetního případu. Existuje způsob, jak pomoci. Mějte výdajový doklad, který má dvě přílohy. Nechť označení výdajového dokladu je P700010. Při rozúčtování jednotlivých příloh ručně opravte číslo dokladu u jednotlivých položek následovně na P7010.1, P7010.2. Tak docílíte, že ve výkaze DPH bude každá příloha výdajového dokladu uvedena jako samostatná položka.
Výkaz DPH máte možnost dodatečně upravit ve menu Číselníky, volba Oprava daňového výkazu.
Zaúčtování DPH - Při zaúčtování se zůstatky na účtech, na kterých se evidují pohyby převedou na účet sloužící k vyúčtování daně s finančním úřadem. Tento účet je nastaven v řídících účtech. Zároveň se zruší výkaz DPH, pokud jste prováděli změny účtování, které se týkaly daně z přidané hodnoty, program neumožní provést zaúčtování, dokud opět nevytisknete výkaz DPH (stačí alespoň provést tisk do souboru).
4.4.8 Jak opravovat již zaúčtované doklady
Zákon o účetnictví dovoluje opravovat zaúčtované doklady pouze účetním způsobem (storno, doplňkový zápis atd.). Většina programů však umožňuje tyto opravy provádět i neúčetně, dodatečným přepsáním požadovaných údajů a takto provedenou opravu zahrnout do všech sestav. Program od firmy Tarzi umožňuje tyto opravy provádět pouze v aktuálním období, jakmile provedete účetní závěrku účetního období, je tato cesta uzavřena. Připravuje se však již možnost provádět tyto opravy během celého roku. Je to podstatný zásah do celého programu a vyžaduje důkladnou přípravu
obrázek č. 24
Zaúčtované doklady se opravují v menu Servis, funkce Oprava číselného dokladu. Program nabízí čísla účetních dokladů, které lze opravovat. Vlastní oprava se provádí stejným způsobem jak bylo uvedeno v kapitole 4.4.2. Pokud ukončíte opravu volbou “zruš opravy”, žádné změny se neprovedou. Upozornění: Funkce F9 nevrací vždy správné hodnoty.
Všechny druhy sestav lze tisknout k datu, za minulé účetní období, za minulý účetní rok a za archivní období (měsíc, kdy byla provedena měsíční uzávěrka).
obrázek č. 25
Potřebujete-li tisknout výstupní sestavy za jiné období než je předdefinováno, změňte v dialogovém okně rozmezí zadaných měsíců. Nechceme-li tisknout celou sestavu, přepište předdefinované stránky tisku na požadované hodnoty. Před tiskem se rozhodněte zda tisk provést přímo na tiskárnu, na obrazovku nebo do souboru. K prohlížení využívejte volbu do souboru, neboť takto vytvořené sestavy, lze prohlížet i zpětně. Sestavy se ukládají na disk. Prohlédnutí, nebo dodatečné vytisknutí je přístupné v menu Servis, volba Tisk sestav ze souboru.
Pravidlo sedmé: Kdyby zedníci stavěli domy tak, jako programátoři sestavují programy, pak by první datel zničil civilizaci.
Hlavní kniha je soubor všech účtů. Syntetické účty slouží pouze pro součty jednotlivých analytik. Veškeré účtování se provádí pouze na zvolených analytikách. Zobrazují se všechny pohyby od počátku roku.
obrázek č. 26
Popis nejdůležitejších kláves, které usnadňují práci při kontrole účtování.
ALT+2 zobrazí na jakých účetních dokladech jste v jednotlivých obdobích účtovali.
F2 - přehled obratů účtů v jednotlivých úč. obdobích.
F3 - zobrazí pohyby na účtě. Pro usnadnění hledání souvztažností jsou v programu při této volbě zabudovány další funkce. Stiskem F2 se program nastaví do účetního dokladu na kterém byl zvolený pohyb účtová, klávesa ESC provede návrat do pohybů hlavní knihy. F6 - změna třídění jednotlivých pohybů na účtě. F9 oprava textu (pouze textu) u zvoleného pohybu. CTRL+F hledání pohybu podle částky. F8 vyhledávání rozdílu mezi deníkem a knihou faktur. Všechny možnosti jsou zobrazeny po stisku CTRL+F1.
F9 - velice mocný aparát . Jedná se o filtr, jehož podmínky výběru si definujete sami, podle svých potřeb. Kombinovat lze libovolný počet vzájemných podmínek. Návrat k zobrazení všech pohybů se provádí výběrem “Zobrazení bez výběru”, popřípadě klávesou ESC.
F11 - umožní provést výběr zadaného typu dokladu.
Pohyb v rámci dokladu provádíte kurzorovými klávesami, tlačítky PgUp, PgDn, nebo volbou F7 a zadáním konkrétní řádky. Po jednotlivých dokladech lze listovat postupně stiskem kombinací kláves CTRL+PgDn, nebo volbou F6 a zadáním čísla dokladu, na který se deník nastaví. Zpětné listování provedete kombinací CTRL+PgUp. V deníku lze dodatečně měnit typ dokladu volbou CTRL+F10. S výhodou při prohlížení využíváme volbu F11 - vyhledává všechny doklady v deníku, které mají zadaný typ dokladu. Např. zobrazíte všechny doklady, na kterých jste účtovali pokladnu.
Jste-li nastaveni v deníku na konkrétní položce a stisknete klávesu F2, nastaví se kurzor na odpovídající pohyb v hlavní knize. Návrat zpět se provede stiskem klávesy ESC.
obrázek č. 27
obrázek č. 28
V knize jsou uvedeny všechny vystavené faktury od počátku roku a nevyrovnané faktury předchozích období. Vyrovnané faktury mají uveden znak V. Faktury po lhůtě splatnosti jsou zvýrazněny žlutě. Přeplacené faktury nebo dobropisy jsou zvýrazněny modře a jsou označeny vykřičníkem.
obrázek č. 29
Při měsíčních závěrkách jsou z evidence pohledávek vyloučeny vyrovnané faktury. Pokud potřebujete opravit určitou fakturu platí pravidlo. Nevyrovnané faktury se opravují v pohledávkách. Již vyrovnané faktury lze opravovat v knize faktur. Oprava se provádí stiskem klávesy ENTER na vybrané faktuře. Zobrazí se okno s vyplněnými údaji, pomocí kurzorových kláves se nastavte na opravovaný řádek a přepište správné údaje.
V této sestavě se sleduje saldokonto ostatních pohledávek, pokud jste jejich učet zadali do řídících účtů.
Po zadání obecných údajů , program nabídne ty faktury, které byly uhrazeny po lhůtě splatnosti, nebo nejsou uhrazeny celé. Současně vyčíslí počet dní po lhůtě splatnosti. Z těchto faktur vybíráme ENTER pohledávky, které chceme zahrnout do penalizační faktury. Splacení penalizačních faktur označujeme klávesou F8. Pokud jste se spletli, klávesa F8 opět zruší provedený výběr. Zaúčtování penalizačních faktur se provádí na účty uvedené v menu Parametry programu.
5.3.5 Tisk pohledávek
obrázek č. 30
Označení typu tisknutých faktur provádějte mezerníkem, nebo klávesou ENTREM. Pohyb po ostatních možnostech provádějte pomocí kurzorových kláves, jinak by jste změnili své nastavení.
Před tiskem můžete provést výběr faktur podle svých přání klávesou F9.
Pro závazky platí stejná pravidla jako pro pohledávky. Místo penalizačních faktur máte možnost tisknout příkazy k úhradě.
obrázek č. 31
Nejdříve vyberte banku, pro kterou chcete příkaz tisknout. Automaticky se nabízí banka, která je v číselníku bankovních účtů uvedené na prvém místě. Předpokládá se, že je to nejpoužívanější účet. Pokud chcete úhradu provést z jiného čísla, zadejte kód účtu, nebo pomocí tlačítka TAB proveďte výběr ze všech zadaných účtů. Po určení účtu, z kterého budete platbu provádět, vyberete ze závazků pomocí klávesy ENTER položky, které chcete zahrnout do příkazu úhradě. Při výběru můžete měnit třídění, které usnadní výběr. Do položky uhradit napište částku, kterou chcete zaplatit. Chcete-li příkaz k úhradě doplnit částkami, které nejsou evidovány v souboru závazků, stiskněte klávesu INS.
Po stisku klávesy F5 lze příkaz vytisknout, F8 vytváří disketu pro banku a zároveň ukončuje běh programu. Nezapomínejte na funkci CTRL+F1.
Výsledovka porovnává náklady a výnosy účetní jednotky. Program vyčísluje výsledek hospodaření za účtované období a celkový výsledek od počátku roku.
Přestože podvojné účetnictví není daňové, lze tisknout i výsledovku, která zohledňuje daňové pohledy. Tyto účty, které se nezahrnují do nákladů a výnosů musíme uvést v řídících účtech. Doporučujeme pro tyto nedaňové účetní případy určit samostatné analytiky.
Výsledovku lze tisknout z pohledu finančního, nebo vnitropodnikového účetnictví.
obrázek č. 32
obrázek č. 33
Slouží k uzavírání měsíčního období. Do takto ukončeného měsíce již nelze provádět účetní změny. Při uzávěrce se vytvoří archivní disketa, která slouží pro úschovu dat a zároveň se na disk uloží kopie archivních souborů. Tyto soubory lze prohlížet přes volbu Archivní soubory. Jsou-li archivní údaje umístěny na větší počet disket, neukládejte na tyto diskety již jiné měsíce. Mě-li by jste potíže při jejich čtení . Pro další archivní období použijte nové diskety. Pokud z nějakých příčin uzávěrka dokončena, počítač vyšle zprávu o nutnosti měsíční uzávěrku opakovat. Pokud před uzávěrkou máte nějaký doklad pouze uložen, ale nezaúčtován, program na tuto skutečnost upozorní, ukončení měsíce však může být provedeno. Při řádném ukončení závěrky jsou z evidence pohledávek a závazků vyloučeny vyrovnané faktury, ty jsou dále evidovány pouze v knize faktur. Číslo účetního období se automaticky zvýší o jedničku.
Výkaz zisků a ztrát a rozvahu lze tisknout za libovolné období. Při ladění sestav je vhodné provádět tisky včetně výpočtu. Určení účtů, které se budou do výkazu nasčítávat se provádí ve volbě “Definování účtů”.
Zde definujete jaké účty se mají na konkrétním řádku sčítat. Nápočty jsou připraveny podle pokynů ministerstva financí. Podle skutečné náplně používaných účtů, si musíte upravit jednotlivé řádky výkazů. Chcete-li vidět celý obsah řádků, stiskněte F2. Součtové řádky jsou zobrazeny zvýrazněně a mají před sebou znak “S”. Např. S45+46+47 znamená součet řádku 45,46 a 47. Do účtů uvádíte konkrétní účty, které se mají sčítat. Uvedete-li syntetický účet, provede se vysvítání všech analytik. Pokud napíšete skupinový účet, provede se součet všech účtů v dané skupině. Např. 500-504 znamená sečti všechny účty účtu. skupiny 50 a odečti účet 504. Napoprvé je definování účtů trochu pracnější.
Při sestavování rozvahy se blok účtu ukončuje klávesou TAB. Kurzor se přesune do dolního dialogového okna určeného pro korekci. Chyba je ukončovat zadání ENTREM, tato klávesa znamená nový řádek. Pokud Vám nebudou sestavy vycházet, zkontrolujte si zda, nějaký účet nemáte uveden omylem ve více řádcích.
Chyba může vzniknout i jestliže máte chybně nastaveny druhy rozvažných účtů.
obrázek č. 34
7. Zahájení nového účetního roku
Daňové přiznání se podává k 31.3. popřípadě k 30.6 následujícího roku. Do té doby musíme mít možnost provádět účetní zásahy do starého roku, ale zároveň potřebujeme účtovat již do nového roku. Zahájením nového účetního roku se data rozdělí dočasně do dvou nezávislých bloků, což umožní účtovat odděleně jak v bloku starého, tak i nového roku. S rozdělením se současně vytvoří záložní kopie souborů. Po zaúčtování všech účetních případů, se provede revize daňových odpisů, zůstatky výsledkových účtů se převedou na účet 710 a zůstatky rozvahových účtů na účet 702. Před převodem nezapomeňte vytisknout rozvahu a výkaz zisků a ztrát, neboť pak jsou konečné stavy na účtech nulové. Je proto výhodné tyto převody provádět v samostatném účetním období. Ukončením roční závěrky se vytvoří učet 701 a počáteční zůstatky se zapíší do nového roku. Provede se aktualizace pohledávek a závazků. Do nového roku se převádějí pouze nevyrovnané faktury. Roční závěrka je ukončena vytvořením archivních souborů, které jsou označeny jako období 00.
Počítačový program umí to, co mu programátor přikáže, ne co by jste rádi.
Nedostatky softwarového programu lze odstranit, až když je beznadějně zastaralý.
Předvaha představuje kontrolní sestavu ověřující vazby vyplývající z podvojnosti účetních zápisů.
Rozvaha je přehled aktiv a pasiv v peněžním vyjádření k určitému okamžiku.
Výsledovka porovnává náklady a výnosy účetní jednotky v peněžním vyjádření k určitému okamžiku.
Povinná příloha k daňovému přiznání účetní jednotky. Obdoba výsledovky.
Povinná příloha k daňovému přiznání účetní jednotky. Obdoba rozvahy.
Cílem práce bylo vytvoření uživatelské příručky pro program podvojného účetnictví v takovém rozsahu, aby mohla být používána při výuce předmětu účetnictví na Střední integrované škole obchodu služeb a podnikání. Popis ovládání programu je rozdělen do těchto základních částí.
Základní ovládání. Zde jsou vysvětleny povely, které jsou společné pro celý program, dále spuštění a ukončení uživatelské aplikace.
Nastavení parametrů a číselníků. tato část je probrána důkladněji, protože nastavení jednotlivých parametrů je důležitá pro chování celého programu.
Vkládání dat. Účtovat znamená vkládat údaje týkající se jednotlivých účetních případů do účetního deníku. V této části byl vysvětlen postup při prvotním zadávání vstupních dat a možné opravy již uložených údajů.
Tvorba výstupních sestav. V této části byly popsány pouze ty nejzákladnější možnosti některých výstupních sestav.
Závěrka. Tato oblast účetních prací prováděných na konci roku, byla pouze naznačena, neboť při výuce se účetní závěrky nemohou provádět. Program je provozován na počítačové síti, kde jednotlivé pracovní stanice nejsou vybaveny disketovými mechanikami. Program při každé závěrce provádí automatické zálohování dat na diskety a nepřítomnost disketových mechanik způsobuje nestandardní ukončení programu.
Tato příručka byla zpracována na základě spolupráce s firmou TARZI, která ji v upravené a rozšířené verzi použije jako dokumentaci ke svému programu. Jsem si vědoma, že pro účetní z praxe musí být část týkající se tvorby výstupních sestav rozpracována důkladněji, aby se ukázaly všechny možnosti, které program nabízí při hledání chyb účtování.
Tichý & Ježek: Uživatelská příručka ÚČTO 95 - jednoduché účetnictví.
Tichý Ježek, Višňová 1416 Nový Bor
Zákon č. 563/1991 sb. ve znění pozdějších novel.